SicDocs, Gestión documental inteligente.
Toda su documentación organizada y clasificada en un único lugar.
SicDocs es un sistema de gestión documental inteligente, autonómo, seguro, preciso y confiable.
Lea mas sobre SicDocs, sus características, qué beneficios puede aportarle, cómo funciona, por qué utilizarlo y cómo es el proceso de implementación en su empresa.
Qué beneficios puede otorgar SicDocs a su organización?
Ver las múltiples ventajas que implica utilizar el sistema de Gestión Documental de SicDocs en su empresa
SicDocs, un mundo de posibilidades referentes a la gestión documental.
Las características de SicDocs que cambian la forma de vinculase a sus documentos.
Protección de Datos
Documentos protegidos en servidores seguros.
Inteligencia
Para adquirir, detectar, y clasificar documentos.
Seguridad
En el control de acceso al sistema.
Autonomía
Funcionamiento autónomo para la detección de documentos y extracción de sus propiedades.
Versatilidad
Un sistema maleable para adaptarse a sus necesidades y vincularse a otros sistemas.
Velocidad
Alta capacidad de procesamiento de datos (miles de documentos diarios)
Capacidad de Almacenamiento
Almacenar millones de documentos.
Comunicación
Capacidad de comunicarse con sistemas de terceros, o sistemas propietarios.
Sincronización
Sincronización de datos con otros sistemas.
Exportación
Exportación de datos a Excel json y csv. Exportación de imágenes y pdfs en alta y baja calidad.
Flujo de Trabajo
Capacidad de observar, comentar, aprobar, rechazar o firmar documentos.
Organización
Documentos siempre organizados, clasificados e indexados sin esfuerzo.
Expandible
Un equipo de desarrollo dedicado a cubrir los nuevos desafíos
Busqueda
El mas completo y simple modulo de búsqueda de documentos
Autónomo, inteligente, seguro, rápido, confiable, configurable, versátil, colaborativo, eficiente. Contactenos.
Preguntas Frecuentes
Si desea realizar cualquier otra consulta estaremos a su disposición: Contáctenos
SicDocs gestiona facturas, remitos enviados a sus clientes, remitos de sus proveedores, órdenes de compra, presupuestos, recibos, cheques, y cualquier documento que su organización necesite administrar.
Con los permisos adecuados SicDocs se conecta a sus cuentas de mail, carpetas de la organización, scanners o plataformas digitales y extrae los documentos e imágenes que a su organización le interesan
La clasificación de documentos consiste en detectar de qué tipo es un documento y quién lo emite. Por ejemplo factura de AYSA o un remito de entrega de mercadería de un proveedor especifico. Para esto SicDocs busca documentos en los mails, carpetas y scanners a los que previamente se le dio acceso, y mediante algoritmos de inteligencia artificial y otros de procesamiento convencional obtiene toda la información requerida para la clasificación.
SicDocs extrae automáticamente información que considera relevante de los documentos que procesa (esta información la llamamos propiedades del documento). Por ejemplo: Fecha emisión, fecha de vencimiento, datos del emisor, datos del destinatario, orden de compra, numero de comprobante, numero de remito, de pedido, de contrato, forma de pago, total, neto, monto de cada impuesto, tipo de cambio, observaciones, códigos de barra y QRs, CAE, etc. Un usuario con los permisos adecuados puede solicitar a SicDocs que además de estos datos se detecte otros datos adicionales.
SicDocs puede ser implementado en servidores en la nube y/o servidores locales. Gestionados por su empresa o por SicDocs.
SicDocs administra los usuarios que pueden acceder a los documentos. Estos usuarios según sus permisos de acceso y su cargo podrán consultar o modificar los documentos. Por ejemplo un vendedor podría tener acceso a consultar todos los remitos de mercadería entregados a sus clientes. Un gerente de ventas podría consultar todos los remitos de los clientes de su cartera. Un jefe de deposito podría aprobar o rechazar todos los remitos de proveedores que llegaron a su deposito. Un Administrativo de cobranzas podría consultar, revisar, indexar, observar y aprobar o rechazar facturas de proveedores.
SicDocs cuenta con una aplicación web para acceder a los documentos. Para esto debe ingresar en la aplicación y según sus permisos podrá ver o modificar los documentos a los que tiene acceso.
Buscar documentos en la aplicación de SicDocs es muy simple. Escribiendo en el buscador cualquier palabra o parte de una palabra, SicDocs mostrara todos los documentos que contengan esa palabra, muy similar al buscador de Google. Por otro lado puede realizar búsquedas mas especificas: por fechas de documento, de adquisición, por tipo de documento, por emisor, por textos y mucho más.
SicDocs le permite realizar acciones sobre uno o varios documentos en forma simultánea. Puede modificar propiedades, rechazar, aprobar, firmar o completar documentos, observarlos y comentarlos. Puede compartir documentos con otros usuarios, imprimirlos, descargarlos. Puede exportar los documentos y todas sus propiedades a Excel y otros formatos.
El «indexado de propiedades de documentos» es el proceso de organizar y almacenar la información contenida en los documentos de manera que sea fácil y eficiente buscar, recuperar y acceder a esos documentos. SicDocs indexa todos los documentos que lee en forma autónoma, sin intervención humana, luego puede, si lo desea, corregir o completar esa indexación.
SicDocs administra varios circuitos en forma independiente, cada uno se comporta según las especificaciones del cliente. Algunos circuitos habituales son: «Facturas de Proveedores», «Facturas de Clientes», «Remitos firmados por clientes», «Remitos de recepción de mercadería», «Recibos y valores», «Documentos varios, sin clasificar», «Contratos», «Vales», etc. Cada circuito tiene sus propios documentos esperados y cada documento sus propiedades esperadas. Los documentos de algunos circuitos llegan por mail o se depositan en determinadas carpetas, otros se escanean.
Algoritmos de Inteligencia Artificial (Redes Neuronales, Árboles de Decisión, Vision por Computadora, OCR) combinados con otros de procesamiento convencional le permite a SicDocs leer y clasificar los documentos adquiridos para luego extraer la información relevante e indexarla.
La cantidad de documentos que se puede almacenar depende estrictamente del espacio de almacenamiento disponible en los servidores de SicDocs. Un servidor pequeño puede almacenar casi un millón de documentos, pero dependiendo de las necesidades de la empresa se puede ampliar indefinidamente. La cantidad de tipos de documentos que SicDocs puede detectar depende de la configuración inicial que se haga sobre la red de reconocimiento en el cliente, actualmente tenemos clientes a los cueles les reconocemos 1000 tipos de documentos distintos sin dificultad y no parece haber limites para seguir expandiendo estas capacidades. Por ultimo la tasa de adquisición de documentos depende de la complejidad de cada documento, de la cantidad de propiedades que deben detectarse y de la precisión esperada en la detección, pero estimativamente podría ser de 2 documentos por minuto.
Los documentos administrados por SicDocs, sus imágenes, pdfs y propiedades pueden ser accedidos desde otros sistemas, mediante una correcta configuración. Se puede especificar cuando los documentos serán enviados o compartidos con otros sistemas y bajo que condiciones.
La gestión documental se refiere al conjunto de prácticas y procesos utilizados para organizar, almacenar, recuperar y gestionar documentos de manera eficiente a lo largo de su ciclo de vida. Un documento puede ser cualquier información registrada o recopilada en forma de texto, imagen, pdf, etc. La gestión documental se aplica tanto a documentos físicos como a documentos electrónicos.
Eficiencia Operativa: La gestión documental mejora la eficiencia al facilitar la rápida recuperación y acceso a la información relevante. Esto reduce el tiempo dedicado a buscar documentos y agiliza los procesos operativos.
Reducción de Costos: Al eliminar o reducir la necesidad de espacio físico para el almacenamiento de documentos en papel, así como los costos asociados con la manipulación y administración manual de documentos, las organizaciones pueden lograr ahorros significativos.
Cumplimiento Normativo: La gestión documental facilita el cumplimiento normativo al garantizar la retención adecuada de documentos y la aplicación de políticas de seguridad. Esto es crucial para sectores regulados, como el financiero, la salud y otros.
Mejora de la Seguridad: La gestión documental proporciona controles de acceso, cifrado y auditoría, lo que contribuye a la seguridad de la información. Los documentos críticos están protegidos y solo pueden ser accedidos por personal autorizado.
Facilita la Colaboración: Al permitir la colaboración en tiempo real y el acceso compartido a documentos, la gestión documental mejora la colaboración entre equipos, departamentos y ubicaciones geográficas diferentes.
Reducción de Riesgos: La gestión documental ayuda a reducir los riesgos asociados con la pérdida o el acceso no autorizado a información crítica. Las copias de seguridad regulares y la gestión de versiones garantizan la integridad de los documentos.
Mayor Productividad del Personal: La rápida localización y acceso a la información relevante aumenta la productividad del personal. Los empleados pueden concentrarse en tareas importantes en lugar de perder tiempo buscando documentos.
Mejora en la Toma de Decisiones: El acceso rápido a información precisa y actualizada permite una toma de decisiones más informada. Los líderes pueden basar sus decisiones en datos concretos y documentos relevantes.
Respaldo y Recuperación de Datos: La gestión documental a menudo incluye procesos de respaldo y recuperación, lo que garantiza que los documentos críticos estén protegidos contra pérdidas y sean recuperables en caso de desastres.
Sostenibilidad Ambiental: La transición de documentos en papel a formatos digitales como parte de la gestión documental puede contribuir a prácticas más sostenibles al reducir el consumo de papel y la huella de carbono asociada con la producción y el almacenamiento físico.
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